Gestionnaire locatif H/F

Notre client, le groupe René Vernhet, se compose d'une trentaine de sociétés agissant dans des secteurs variés dont le principal est le foncier immobilier. Leur ADN ? Une entreprise pro-active, un accompagnement personnalisé et une évolution constante grâce à de nombreuses possibilités et formations. Récemment implantée en France, rejoignez une équipe à taille humaine, dynamique et conviviale !

Objet du poste :

Assure la gestion locative, ainsi que le suivi administratif du patrimoine immobilier du groupe, selon la répartition de biens déterminée par le Responsable de gestion locative.

Missions et attributions :

• Gestion administrative et opérationnelle des biens détenus par la foncière, en collaboration étroite avec la Direction commerciale.

• Actions en réponse au besoin client :

*Nouveaux baux
- Contrôle du traitement des candidatures (constitution du dossier notaire avec collecte et contrôle des
pièces, vérification du projet de bail avant signature, etc)
- Contrôle de la planification des RDV (signature du bail et état des lieux d’entrée)
- Contrôle du respect des engagements commerciaux avant et après signature (gratuité loyers-charges, exécution travaux)
- Interface avec preneur (ou intermédiaire), prestataires externes, services internes

*Locaux vacants
- Coordination de la mise à disposition des clés pour les visites

• Actions en réponse au besoin interne

*Locaux loués
- Contrôle du quittancement mensuel suivant la tâche modèle Reddition de charge : Contrôle des variables, édition des appels de loyers et des charges, suivi des révisions de loyer
- Facturation : Préparation de factures ponctuelles,
- Régularisation des charges locatives des immeubles : Extraction des données dans M-Files, recherche des factures manquantes, intégration des dépenses dans Cassiopée et enregistrement du numéro dans M-Files, facturation, envoi de la reddition après contrôle de la direction.
- Réponse aux questions des locataires sous 72h00.
- Traitement des changements de baux
- Interface avec assureurs pour les sinistres immeubles
- Supervision de la mise à jour des attestations d’assurance/ conformité électrique des locataires
- Suivi des sollicitations locataires (réception et traitement des demandes / réclamations, rédaction et envoi des courriers réponses en concertation avec la direction)
- Suivi des copropriétés : Préparation et participation aux AG; lecture OJ, préparation des avis et des consignes de vote à valider par la Direction puis envoi aux syndic, réception et archivage des comptes.
- Interface avec Service Recouvrement et Direction Technique

*Fin de bail / Renouvellement de bail / Expulsion

- Supervision du process de traitement des préavis de départ (réception des demandes de résiliation, validation des conditions de sortie en concertation avec la direction, gestion administrative du départ (préavis, décompte de sortie loyer/charges, planification EDLS, prévision de travaux, préparation de la signalétique en façade, etc.)
- Suivi des expulsions en lien avec le service Recouvrement

Activités opérationnelles

- Réunions internes
° Gestion locative
° Recouvrement
° Suivi commercial

- Interfaces diverses
° Internes
° Mandataires
° Locataires
° Organismes locaux
° Artena

- Supervision de la mise à jour de reportings / enregistrements informatiques
° Sous ASANA : gestion des projets
° Sous Outlook : gestion du calendrier (signature de bail, EDLEEDLS, AG…)
° Sous Excel : suivi du parc locatif, des baux de location,
° Sous CASSIOPAE : enregistrement des nouveaux patrimoines (immeubles/lots, des nouveaux locataires et baux de location)
°Sous M-Files : enregistrement des documents, approbation de facture, tableaux de suivi
(Taxe foncières…)

- Contrôle de la mise à jour des données immobilières :
° Indices de révision de loyer (trimestriel),
° Loi Pinel (annuel) : Mise à jour des prévisionnels des charges refacturables (année+2) de chaque immeuble en lien avec le directeur technique pour les pleines propriétés et aussi en lien avec les prévisions votées en AG. Après validation par la Direction, envoi à chaque locataire en LRAR et s’assurer de la bonne réception.

-Collaboration avec le service comptabilité :
°Superviser les encaissement des comptes en lien avec l’assistante de gestion locative qui intègre les encaissements dans l’outil Cassiopée quotidiennement suivant une liste données par le service recouvrement.

Activités support
- Respect de la procédure de classement informatique et physique (classement dossiers en cours, courriers entrants, archivage dossiers clos)
- Contribution au développement de la relation client en lien avec la chargée de recouvrement
- Etre force de proposition auprès de sa direction en matière de choix stratégique et commercial

- Savoir organiser et prioriser son travail en fonction des enjeux, du contexte, du délai
- Savoir respecter les délais, être rigoureux et précis
- Savoir s’intégrer dans une chaine de décisions
- Savoir faire face à des situations d’urgences
- Sens de l’initiative


Vous pouvez adresser votre candidature en déposant votre CV sur cette offre, ou directement par mail à l'adresse  recrutement@vernhet.net