Secretaire H/F

Durée indéterminée (CDI)
Entre 20 et 30K€
Tremblay-en-France (93)
24/10/2024

Des questions ?

Jekaterina NOGUERA

Vos missions

Notre client est un groupe familial, basé à Tremblay-en-France (93), spécialisé dans l'humidité : son traitement et la protection des bâtiments. Ils possèdent une gamme complète de solutions professionnelles issues de la recherche scientifique pour répondre à tous les besoins et lutter contre les phénomènes causés par l'humidité dans la construction.

Pour une de ses filiales, nous recherchons un

Secretaire H/F à Tremblay-en-France (93).

Rattaché à la direction du groupe, votre mission principale est d'apporter un soutien administratif à l'ensemble des technico-commerciaux afin de répondre au mieux aux diverses demandes de l'ensemble des clients et de la direction.

Vos missions principales seront les suivantes :

Accueil clients et fournisseurs
Gestion des appels téléphoniques avec création des tickets
Gestion des ouvertures de comptes dans SAGE
Traitement des commandes clients et facturation
Gestion des litiges transport et vérification des factures mensuelles
Validation des factures proforma
Gestion des litiges, sinistres et réclamations clients
Classement, archivage

Cette liste n'est pas exhaustive.
Contrat en CDI 39h. Rémunération 2200-2400€ brut mensuel, en fonction de votre expérience.

Le profil idéal

Vous êtes une personne rigoureuse, sérieuse et empathique. Idéalement véhiculée, car l'entreprise est un peu éloignée des transports en commun...
Vous possédez une bonne élocution et de très bonnes capacités rédactionnelles.
Vous avez eu une première expérience sur un poste similaire.
Vous vous reconnaissez ? Postulez pour nous raconter votre histoire !

Offres similaires

Conducteur travaux H/F

Bailly-Romainvilliers (77) Île-de-France 77700
Durée indéterminée (CDI)
Parution : 23/10/2024

Je consulte & postule

Conducteur de travaux expérimenté ?
Une connaissance en étanchéité - bardage ?
Esprit d'entrepreneur ?

VOTRE ROLE : au sein d'un groupe, véritable "patron chantier", vous assurez en autonomie le bon suivi des chantiers de A à Z (sauf devis). Les chantiers sont à proximité de la filiale (Bailly-Romainvilliers, en Seine-et-Marne). Vous êtes aidé par le directeur.

VOS MISSIONS :

Etudes / Préparation / Planification. Traiter les appels d'offres et garantir la bonne préparation du dossier afin d’aborder l’exécution du chantier dans les meilleures conditions.

Analyse et suivi des chantiers
Réceptionner les appels d'offres en collaboration avec BE et étudier les éléments du dossier technique (plans, rapport d’études, budget prévisionnel)
S’assurer de la bonne compréhension et transmission de tous les éléments du dossier (plans, chiffrages, demande du client, ….)
Piloter l'étude de prix en collaboration avec le BE et les services administratifs
Réaliser les devis et les études techniques, avec le BE en support selon le type de chantier
Identifier des écarts avec le budget et les solutions techniques proposées
Procéder à la sélection finale des fournisseurs et négociations
Faire des propositions de variantes matériaux + Process de pose au client si besoin
Etablir la durée des travaux et budget main-d’œuvre collaborateurs et intérimaires
Planifier les besoins de location de machines, de matériaux, de matériels
Veiller à la conformité du dossier au plan juridique
Organiser le phasage des livraisons de matériaux et sorties de matériels
Effectuer les demandes de fournitures au magasinier
Intégrer le projet dans le planning demandé par la maîtrise d’œuvre et en lien avec le planning interne, lors des réunions planning hebdomadaires en lien avec les autres conducteurs et chargés d'affaires
Réaliser la préparation des documents Sécurité & Qualité
Etablir un planning prévisionnel des travaux

Suivi des travaux. Garantir le contrôle technique et les ajustements nécessaires tout au long du chantier.

Faire une contre-étude : Etablir et suivre le budget de chantier
Coordonner, Contrôler les avancées des travaux
Assister aux réunions de chantier et vérifier l’avancée des différents lots
Être l’interlocuteur du client
Faire les relevés GPS nécessaires aux adaptations de travaux en relation avec le BE
Assurer les approvisionnements nécessaires
Apporter toutes les informations dont auraient besoin le personnel de chantier pour avancer sur les travaux
Assister au planning hebdomadaire des chantiers et des équipes
Veiller au respect des coûts prévisionnels du chantier et suivre la marge du chantier

Clôture du chantier. Garantir la bonne tenue des processus de fin de travaux.

Superviser le DOE effectué par le BE et le transmettre au client
Effectuer la réception des travaux avec le client et réaliser le PV de réception
Assurer la gestion des actions pour la levée de réserves si nécessaire et effectuer alors un nouveau constat de levée des réserves avec le client
Réaliser le décompte définitif, pour facturation
Assurer la gestion des déchets du chantier
Gérer les éventuels sinistres et litiges du chantier
Assurer le retour des classeurs chantier au BE

Sécurité du chantier / Qualité. S’assurer de l’ensemble des conditions de sécurité et de qualité sur les chantiers

Préparer selon un mode opératoire (PPSPS) l’ensemble des éléments de sécurité du chantier
S’assurer de la bonne mise à disposition du matériel de sécurité sur le chantier pour un travail en sécurité
Veiller à chaque passage sur chantier à la bonne application des procédures de sécurité et notamment et notamment du port des EPI
Veiller à chaque passage sur chantier que les contrôles qualité aient bien été réalisés
Rédiger les PV de réception support
Assurer l’animation des 1/4h sécurité avec le responsable QHSE
Participer à la bonne tenue des documents pour la certification ASQUAL
Vérifier et valider les éléments techniques avant transmission au(x) client(s)

Gestion des collaborateurs et gestion financière. Assurer la bonne remontée des données financières et des données relatives au temps de travail et aux conditions de travail des collaborateurs :

Organiser l’accueil du personnel sur les chantiers et intervient en cas d’incident
Vérifier et valider la bonne imputation des heures de chantier et des éléments horaires et de présence, des collaborateurs travaillant sur le chantier
Maintenir un bon climat social dans les équipes

Facturation :

Etablir les situations de travaux auprès des clients
Assurer les validations nécessaires pour permettre la facturation du client
Assister aux points facturation mensuels avec la Direction
Apporter des éléments prévisionnels de facturation
Anticiper / Prévenir la Direction des améliorations/dérives possibles

Activité Commerciale

Assurer la bonne remontée des informations commerciales
Organiser et gérer la prise d'information chez ses clients
Entretenir des relations commerciales auprès des clients
Recueillir et analyser les opportunités auprès des clients
Recherche de nouveaux prospects :
Développer et négocier de nouveaux contrats
Traiter les informations commerciales et définir les besoins

2024-11-23T00:00:00+0100